Preguntas frecuentes

Canal Interno de Información (Canal Ético REYPAMA)

¿Por qué REYPAMA tiene un Canal Interno de Información?

El Canal Interno de Información (Canal Ético REYPAMA) se ha establecido para proporcionar a los socios, directivos, trabajadores de la empresa, así como a terceras partes interesadas (clientes, proveedores, colaboradores  y otras personas ajenas a REYPAMA) un medio para comunicar de manera segura y confidencial, ya sea de forma anónima o no, cualquier acción u omisión que pueda implicar una conducta ilegal (delitos, infracciones administrativas graves o muy graves), poco ética, que viole las políticas y/o normas corporativas internas, o que de alguna manera, sea incompatible con el Código Ético y de Conducta empresarial de REYPAMA, accesible en https://www.reypama.com/canal-etico. 

 

Comunicación –Aspectos generales

¿Qué conductas se deben o pueden comunicar a través del Canal Ético REYPAMA?

A través del Canal Interno de Información (Canal Ético REYPAMA) (vía internet https://www.reypama.com/canal-etico), correo postal, telefónica o presencial, se puede comunicar cualquier preocupación, sospecha razonable, infracciones reales o potenciales, que se hayan producido o que sea probable que se produzcan, y que consistan en:

 

• Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal (Delitos).
• Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracciones administrativas graves o muy graves.
• Acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea y que afecten a los intereses financieros de la Unión o incidan en el mercado interior.
• Cualquier incumplimiento del Código Ético y de Conducta empresarial de REYPAMA, así como de otras políticas, normas corporativas internas que integren el sistema de cumplimiento de REYPAMA.

 

¿Qué hacer si no está seguro de la conducta que desea comunicar?

 

Durante el proceso de comunicación (digital) a través del formulario del Canal Ético disponible en https://www.reypama.com/canal-etico, el informante tendrá la opción de seleccionar el ¨incidente¨ o la ¨conducta ¨que desea comunicar.

 

No obstante, en caso de no estar seguro sobre el ¨encuadre¨ legal de la conducta irregular a informar, podrá igualmente realizar la comunicación, describiendo de la forma más detallada posible, así como aportar documentación o pruebas que acompañen el informe sobre cualquier acción u omisión que considere contraria a la legalidad vigente o al Código Ético y de Conducta empresarial de REYPAMA, o de cualquier otra política, procedimiento o norma interna de REYPAMA.

Una vez recibida la comunicación, la información será revisada y en su caso, categorizada por la/s persona/s autorizada/s por REYPAMA para gestionar el Canal Ético.

¿Quién puede efectuar una comunicación a través del Canal Ético REYPAMA?

Cualquier persona interna o externa de las mencionadas en el siguiente listado, puede efectuar una comunicación a REYPAMA a través del formulario del Canal Ético disponible en https://www.reypama.com/canal-etico u otros medios, tales como correo postal, teléfono o reunión presencial:

• Los socios y personas pertenecientes al Órgano de Administración, incluidos miembros ejecutivos y no ejecutivos,
• Los trabajadores de REYPAMA, cualquiera sea su contrato, puesto o función en la empresa.
• Los autónomos;
• Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas, proveedores, vendedores, asesores, consultores, agentes, distribuidores, representantes y otros colaboradores de REYPAMA.
• Ex trabajadores, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación, con independencia de que perciban o no, una remuneración;
• Candidatos a puestos de trabajo, en los casos en que la información sobre infracciones, haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual en REYPAMA.
• Cualquier otra persona vinculada a REYPAMA que tenga o pueda tener conocimiento de una irregularidad cometida por cualquier otro trabajador, directivo, proveedor, colaborador o, en general, cualquier persona sujeta a la autoridad y control de REYPAMA, y que actúe por cuenta y en beneficio de la misma.

 

¿Quiénes pueden estar afectados por la comunicación recibida a través del Canal Ético REYPAMA? 

 

Pueden ser personas afectadas o mencionadas en la comunicación recibida a través del Canal Ético, todas aquellas personas que estén sujetas a la autoridad y control de REYPAMA, en virtud de una relación de índole laboral o mercantil y que actúen por cuenta y en beneficio de esta, que hayan cometido alguna presunta irregularidad. Por ejemplo:

 

• Las personas pertenecientes al Órgano de Administración, Dirección o supervisión, incluidos miembros ejecutivos no ejecutivos de REYPAMA;
• Los trabajadores de REYPAMA, cualquiera sea su contrato, puesto o función en la ¨organización¨
• Contratistas, subcontratistas, proveedores, y otros colaboradores de REYPAMA.

 

¿Por qué debe comunicar lo que sabe a través del Canal Ético REYPAMA? ¿En qué le beneficia?

 

Todos tenemos el derecho de trabajar en un entorno positivo y, de la mano de este derecho, va la responsabilidad de actuar de forma ética y de informar a través de los canales habilitados por REYPAMA si alguien no se está comportando adecuadamente.

Gracias a esta colaboración conjunta, logramos mantener un entorno saludable y productivo. Además, cualquier conducta inapropiada o ilícita a nivel corporativo puede poner en riesgo la existencia de la empresa en sí misma y exponerla a graves sanciones.

 

¿La dirección realmente quiere que informe?

 

Sí, así es. De hecho, necesitamos que informe.

 

Podrá darse el caso de que detecte una actividad que le inquiete. Si usted informa, se podrá minimizar su posible impacto negativo para los trabajadores, la Organización y la sociedad en general.  Asimismo, su información puede contribuir a detectar cuestiones que puedan mejorar la cultura y el rendimiento corporativo.

 

¿Qué ocurrirá si su jefe u otros responsables están implicados en una conducta irregular?

 

REYPAMA, garantiza que las partes implicadas en una presunta irregularidad no sean informadas, ni puedan acceder a aquellos informes en los que se les haya mencionado.

¿Cómo presentar una comunicación al Canal Ético REYPAMA? Canales habilitados.

Cualquier comunicación de una presunta irregularidad, puede realizarse a través de uno de los canales que se detallan a continuación:

 

1. Canal Preferente:

 

Por escrito, utilizando el formulario disponible en el Canal Ético REYPAMA, accesible en https://reypama.com/canal-etico/. 

REYPAMA anima a todos los potenciales informantes a que utilicen esta vía de comunicación, para notificar posibles irregularidades.

 

Además de este canal de comunicación digital, ponemos a su disposición los siguientes:

 

1. Canales Alternativos:

 

• Por correo postal, enviando una comunicación escrita a la atención del Instructor del Canal Interno de Información de REYPAMA, a la siguiente dirección de correo postal: REYPAMA SAT 751, Att. Canal Ético, Camino de Seseña s/n, 45222, Camino de Seseña S/N, 45222, Borox, Toledo, España, Toledo, España.

 

• Mediante reunión presencial en REYPAMA. Este caso se fijará la reunión dentro del plazo máximo de 7 días de haber recibido la petición. Se requiere reservar cita previa por escrito a través del correo electrónico: canaletico@reypama.com. 

 

• Por teléfono, mediante llamada al número de teléfono informado en la web https://www.reypama.com/canal-etico.

 

Nota: Las comunicaciones verbales, previo consentimiento del informante, serán documentadas mediante una grabación o transcripción, ofreciendo al informante la posibilidad de revisarla y/o firmarla

 

¿A dónde va su comunicación? ¿Quién tendrá acceso a ella?

 

Las comunicaciones efectuada a través del formulario disponible en la web https://www.reypama.com/canal-etico se registran directamente en servidores de REYPAMA, teniendo acceso únicamente personas autorizadas de REYPAMA encargadas de evaluarlas, investigarlas y sujetos a estrictos compromisos de confidencialidad.

Asimismo, las comunicaciones efectuadas por otros medios (presencial, postal o telefónica) serán tratadas únicamente por personas autorizadas de REYPAMA. 

¿Debe utilizar el Canal Ético siempre que tenga una duda, inquietud o sugerencia?

No.

En caso de tener alguna duda, inquietud o sugerencia de índole ética y/o vinculada al Código Ético y de Conducta empresarial, la ¨Política del Sistema de Información – SII¨ y/o el ¨Procedimiento para la gestión y tramitación de las informaciones recibidas en el Sistema Interno de Información¨, podrá dirigirse al CCO Chief Compliance Officer de REYPAMA, a través de la siguiente dirección de correo electrónico: canaletico@reypama.com, indicando como referencia “Consulta” o en su caso “Sugerencia” CANAL ÉTICO.

¿Cómo funciona el Canal Ético REYPAMA?

REYPAMA ha creado un apartado específico en su web https://www.reypama.com/canal-etico, denominado ¨Canal Ético¨, a través de la cual cualquier interesado puede acceder al Código Ético y de Conducta empresarial de REYPAMA, otras Políticas Corporativas y a un FORMULARIO específico para comunicar presuntas irregularidades.

 

Las ¨comunicaciones¨ efectuadas a través de este medio, dispone de medidas de seguridad de la información y protección de datos, dirigidas a preservar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información y los datos personales.

 

El formulario disponible en la web requiere del informante que manifieste y/o aporte:

 

• Si quiere o no mantenerse en el anonimato.

En caso de identificarse, se le requiere indicar su nombre y apellido, datos de contacto (teléfono y email), así como la hora en que desea ser contactado.

 

• Empresa, Centro, Área o Departamento de REYPAMA sobre la que quiere comunicar una irregularidad.

 

• La/s persona/s presuntamente comprometida/s en el comportamiento irregular e información adicional como fechas, lugar de comisión de la infracción, duración, cuantía, descripción general de la infracción.

 

• Seleccionar el tipo de conducta o irregularidad que desea comunicar.

 

• Detalles relacionados con la presunta infracción, inclusive las ubicaciones de los testigos y cualquier otra información que pueda ser valiosa en la evaluación y resolución final de esta situación.

 

• Documentos-evidencias que avalen o completen el contenido de la información.

 

Acto seguido y antes de enviar la comunicación, el informante debe leer y aceptar la ¨Política sobre el tratamiento de los datos personales¨, como paso previo para continuar con el proceso de comunicación (envío de la comunicación).

Después de completar y enviar la comunicación, se le proporcionará una ¨Clave de comunicación¨. Si desea efectuar un seguimiento más tarde, la ¨Clave de comunicación¨ le permitirán a REYPAMA acceder a la información sobre su comunicación.

REYPAMA, acusará recibo en un plazo máximo de siete días

Además de este canal de comunicación digital, el informante puede efectuar una comunicación:

Por teléfono (al número específico informado en https://www.reypama.com/canal-etico)

Su llamada será atendida por personal autorizado por REYPAMA.

Durante la llamada, se le preguntará si desea o no permanecer en el anonimato. Se le dará la opción de:

• Poner su identidad e información de contacto a disposición únicamente del personal de REYPAMA responsable de investigar las informaciones recibidas a través del Canal Ético y que tiene la obligación de mantener la confidencialidad de dicha información y garantizar la inexistencia de represalias.
• Permanecer en el anonimato.

Al final de la llamada se le proporcionará una ¨Clave de comunicación¨. Si desea llamar de nuevo más tarde, la ¨Clave de comunicación¨ le permitirán a REYPAMA acceder a la información sobre su comunicación.

Tanto si presenta su comunicación mediante el sitio web como por teléfono, los detalles de la misma se enviarán a personal autorizado de REYPAMA para fines de investigación y seguimiento.

¿Cuándo recibirá una respuesta a su comunicación? Plazos.

Cuando envíe una comunicación a través del Canal ético, nos comprometemos a dar una respuesta inicial (acuse de recibo) en un plazo máximo de 7 días naturales, siguientes a su recepción. En algunos casos, es posible que se le requiera información adicional sobre el caso para que podamos seguir investigando el asunto. Si decide dar su nombre e información de contacto, el correspondiente personal autorizado de REYPAMA se pondrá en contacto con usted.

La investigación y seguimiento de los hechos comunicados, puede requerir a menudo una investigación más detallada y exhaustiva que podría llevar más tiempo en completarse. En este sentido se ha establecido un plazo máximo de tres (3) meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se hubiese remitido un acuse de recibo al informante, a tres (3) meses a partir del vencimiento del plazo de siete días naturales después de efectuarse la comunicación, para efectuar la investigación interna de la comunicación recibida salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres (3) meses adicionales.

Si utiliza el canal telefónico de REYPAMA, ¿se grabará o transcribirá su llamada?

Nota: Las comunicaciones verbales, previo consentimiento del informante, serán documentadas mediante una grabación o transcripción, ofreciendo al informante la posibilidad de revisarla y/o firmarla.

¿Puede presentar una comunicación al Canal ético de forma anónima? Si se identifica, ¿se mantendrá la confidencialidad de su identidad?

No es necesario que se identifique cuando se ponga en contacto con el Canal ético, aunque le animamos a que lo haga. Podremos investigar mejor su comunicación si nos informa quién es usted y cómo localizarle. Si proporciona su nombre u otra información de identificación, su identidad se tratará con estricta confidencialidad.

Durante una llamada, se le preguntará si desea o no permanecer en el anonimato. Se le dará la oportunidad de poner su identidad e información de contacto a disposición de personal de REYPAMA responsable de gestionar el Canal Ético y que está obligado a mantener la confidencialidad de la comunicación recibida; o bien puede optar por permanecer en el anonimato.

¿Qué ocurre si recuerda algo importante sobre la conducta irregular comunicada una vez enviado el informe? o ¿qué ocurre si la empresa tiene más preguntas acerca de su informe?

 

Cuando envíe un informe al Canal Ético, en la medida de lo posible, se proporciona una ¨Clave de comunicación¨.

Podrá ampliar información, para incorporar detalles o responder a preguntas planteadas por las personas autorizadas de REYPAMA que gestionan el Canal.

 

¿Las actualizaciones de un informe son igual de seguras que el informe inicial?

 

1. La confidencialidad de cualquier correspondencia mantenida con REYPAMA es igual de estricta que la del informe inicial, al amparo de la confidencialidad o anonimato.

¿Quién responde a las comunicaciones presentadas a través del Canal Ético REYPAMA?

Las comunicaciones se transfieren al personal designado y autorizado por REYPAMA.

En este sentido, REYPAMA, ha delegado en el Chief Compliance Officer (CCO) de REYPAMA, la gestión del sistema y la tramitación de los correspondientes expedientes de investigación, siendo la persona encargada de mantener la comunicación con el informante y, en caso necesario, recabar del mismo información adicional y de darle respuesta.

¿Qué sucede si alguien sobre quien ha presentado una comunicación descubre que la he presentado Ud.?

La información de presuntos incumplimientos no solamente es un derecho, sino que, además, es una obligación para cualquier colaborad@r de REYPAMA, con independencia del tipo de relación laboral, societaria o mercantil existente.

Adicionalmente, clientes, proveedores, subcontratistas, socios de negocio u otros colaboradores tienen el derecho de informar a través del Canal Ético REYPAMA.

La política de REYPAMA es animar por lo tanto a comunicar irregularidades, así como proteger contra represalias a las personas que presenten esas comunicaciones, así como a sus allegados.

Como se manifiesta en nuestro Código Ético y de Conducta empresarial, y en nuestra ¨Política del Sistema Interno de Información-SII¨, REYPAMA no permite discriminación, penalización ni represalia de ningún tipo por presentar comunicaciones de buena fe sobre comportamientos ilegales o poco éticos.

Las represalias son una grave violación de la normativa vigente y de nuestro Código Ético y de Conducta empresarial y cualquier represalia por parte de alguna persona de REYPAMA, está sujeta a medidas disciplinarias, que pueden incluir el despido.

¿Puede tener inconvenientes por contactar a través del Canal Ético REYPAMA? ¿Necesita aportar pruebas de que alguien está haciendo algo incorrecto antes de presentar una comunicación?

Le animamos a presentar cualquier comunicación legítima y de buena fe, incluso si carece de pruebas de que se esté cometiendo una acto ilícito o contrario a nuestro Código Ético y de Conducta empresarial.

No obstante, debe tener en cuenta que presentar intencionalmente acusaciones falsas mediante cualquier canal es un asunto legal grave.

Seguridad y confidencialidad de la comunicación- Anonimato

 

 

La información proporcionada será confidencial y, si usted lo desea (si no quiere identificarse al efectuar la comunicación), será anónima.

 

¿Que debe hacer si su voluntad es mantenerse en el anonimato?

Para asegurarse de que envía la información de forma anónima, debe tener en cuenta lo siguiente:

• Si es posible, no debe informar desde un PC de la empresa.
• No utilice un PC conectado a la red intranet de la empresa.
• Acceda al Canal Ético copiando o escribiendo la URL en un navegador web en lugar de hacer clic en un enlace. 
• No envíe o suministre información personal.

Derecho de Acudir a un canal externo- Otros derechos

REYPAMA reconoce el derecho que tiene cualquier informante, de acudir directamente o después de haber efectuado una comunicación a través del ¨Canal Ético REYPAMA¨ a un sistema público de información (¨Canal Externo¨), gestionado por una autoridad pública, la Autoridad Independiente de Protección del Informante (“A.A.I”) o en su caso las autoridades autonómicas o europeas que se creen con tal cometido.

REYPAMA reconoce igualmente, que el informante en última instancia podrá efectuar una revelación pública de la infracción de la que hubiese tenido conocimiento, en el supuesto que tras haber realizado la comunicación por el Canal interno de REYPAMA o al ¨Canal Externo¨ gestionado por la “A.A.I”, no se hayan tomado medidas apropiadas al respecto en el plazo establecido y entienda que se da una situación de peligro inminente para el interés público

¿Cuál es la política aplicable al tratamiento de datos personales?

REYPAMA garantiza que los datos que puedan ser proporcionados a través del Canal Ético REYPAMA, se tratarán de manera lícita y adecuada y de conformidad con la Política de Privacidad del Canal Ético. Se requiere la lectura y aceptación de la Política de Privacidad del Canal Ético antes de enviar su informe. Esta política de privacidad podría sufrir cambios. Una versión actualizada estará siempre disponible en nuestro apartado de privacidad en nuestra web https://www.reypama.com Sugerimos consultar periódicamente

Contacto

¿Cómo contactar con REYPAMA si tiene preguntas adicionales sobre el Canal Ético?

Puede ponerse en contacto a través de:

• La siguiente dirección de correo electrónico: canaletico@reypama.com indicando como referencia “Consulta” o en su caso “Sugerencia” CANAL ÉTICO.